Kunskapsorganisation

Miguel Benito

KAPITEL 3

FORMATERING

Katalogisering och formatering är två delar av samma verksamhet. Vid traditionell katalogisering skrev man kataloguppgifterna på en accessionslista eller på kort. På senare tid har man börjat föra in kataloguppgifterna i datorn. Detta låter sig inte göras enbart genom att skriva in samma information som man har på ett kort.

I det här kapitlet kommer jag bara att ta upp formatering i bibliografiska sammanhang, d.v.s. kodning för registrering av bibliografiska poster i databaser eller kataloger för att senare kunna återfinna informationen.

Vad är MARC-formatering?

MARC står för "MAachine-Readable Catalogue" eller "MAachine-Readable Cataloguing". Det är ändå inte en riktig katalog eller en katalogiseringsmetod, utan snarare ett standardformat för att representera informationen i en katalogpost så att den kan behandlas med hjälp av datorer.

Formatering innebär att man delar en katalogpost i olika fält och delfält, så att sortering av uppgifterna kan göras och att vissa delar av posterna blir sökbara samt att man kan producera listor, kort eller onlinekataloger.

Historia

Det var Library of Congress som under 1965-66 började att utveckla ett format som då fick namnet MARC I. Senare under 1968 arbetade både British Library och Library of Congress med ett projekt benämnt MARC II. Det ledde till två olika format men med ganska många likheter. Huvudtanken med ett format var att det skulle ge möjligheter för en decentraliserad katalogiseringsverksamhet och centraliserad distribution av katalogposter, på så sätt att i idealfallet ett dokument bara skulle behöva katalogiseras en enda gång i stället för att varje bibliotek tvingas katalogisera varje dokument. Man ville att formatet skulle vara:

Öppet för alla sorters media, d.v.s. inte bara tryckta böcker

Tillräckligt flexibelt för att man skulle kunna producera olika sorters produkter, som litteraturlistor, katalogkort eller poster i en onlinekatalog

Användbart i olika sorters automatiserade system

1969 började man distribuera magnetband med kataloguppgifter på båda sidor Atlanten.

I Sverige började man samtidigt med LIBRIS I, och i en del andra länder började man på samma sätt utveckla egna format. Detta ledde till att man snart insåg behovet av ett gemensamt format, åtminstone som länk mellan de olika formaten, så att data inte behövde omformas till flera olika format vid överföring från ett land till ett annat.

Det gemensamma formatet eller länken mellan olika format i världen blev UNIMARC, (UNIversal MARC format) som publicerades av IFLA 1977. Dess huvudsakliga syfte var: "att underlätta det internationella utbytet av data i maskinläsbar form mellan nationella bibliografiska agenter". Poster i ett format omvandlas till UNIMARC-format och dessa poster omvandlas sedan till den mottagande bibliografiska agentens format.

En andra upplaga av UNIMARC publicerades 1980. En första handbok kom ut 1983. En senare upplaga 1987 var mer anpassad till att omfatta olika media.

1991 bildades en permanent UNIMARC-kommitté. Särskilt angeläget har det varit inom den Europeiska unionen, som har så många olika format samtidigt.

Vissa länder använder UNIMARC som sitt eget format. Varje land uppvisar dock små variationer, som beror bland annat på att även katalogreglerna skiljer sig något. USMARC är det format som Library of Congress använt fram till nyligen. Numera heter det MARC 21, en avspegling av att det är ett verktyg för det 21:a århundradet och att det inte längre enbart används i USA.

Format och standarder i Sverige

Kungliga Bibliotekets LIBRIS-avdelning bestämde sig 2001 för att övergå från LIBRIS-formatet, som funnits i olika versioner sedan 1969, till MARC 21. LIBRIS följde i stora drag UKMARC, som varit standard i Storbritannien. British Library övergår nu också till MARC 21.

MARC 21, tidigare USMARC, är internationellt sett det mest använda formatet och är på väg att bli en de facto-standard. Det kommer förmodligen att finnas vissa små skillnader, som bygger på olika syn vid katalogisering. Dessa behandlas inte i denna skrift, eftersom tillämpningen av MARC 21 för Sveriges del formellt börjar först året 2002. Jag kommer därför här att endast beröra huvuddragen i formatet. Med hjälp av det kan man sedan komplettera och fördjupa sig i de eventuella olikheter som kommer att finnas när man kommer till den praktiska tillämpningen.

Det nya MARC 21 är inte ett utan flera format. Förutom det rent bibliografiska formatet finns också auktoritets-, bestånds- och klassifikationsformat. Detta återspeglar sättet att arbeta med katalogposter i det nya systemet. Där lagras såväl beståndsinformation som auktoritetsposter separat från den bibliografiska informationen. Vid sökning och katalogisering kommer dock namnformer, ämnesord m.m. att synas i klartext i den bibliografiska posten. Dessa kommer att vara försedda med en klickbar hyperlänk för navigering till auktoritetsposten.

Ett av målen med det nya LIBRIS är att få ett bättre stöd för internationella standarder. Tillämpningen av MARC 21-formatet i stället för ett eget nationellt format är ett led i denna strävan. Ett annat är stöd för UNICODE, som gör det möjligt att använda bl a kyrilliska och arabiska tecken vid katalogisering och presentation.

Övergången till MARC 21 kommer också att innebära delvis nya benämningar på tidigare begrepp i LIBRIS. De termer som finns i detta kapitel får därför tills vidare betecknas som preliminära och kan komma att ändras när LIBRIS börjat tillämpa det nya formatet 2002.

Jag kommer här främst att beröra det bibliografiska formatet i MARC 21. Andra existerande format kommer endast att presenteras mycket summariskt i slutet av kapitlet.

Huvuddragen i formatering

Bibliografisk formatering

När vi lär oss katalogisering lär vi oss reglerna för "beskrivning" av ett verk, med sina 8 avsnitt (titel/upphov, upplaga, utgivning, fysisk beskrivning, serie, anmärkningar och standardnummer) samt "bestämning och utformning av sökelement" (huvuduppslag, biuppslag, hänvisningar).

Samma sak gör man vid formatering, med den skillnaden att dessa avsnitt och delavsnitt får inlemmas i olika fält och delfält. För att kunna formatera förutsätts att man kan katalogreglerna. Först då vet man vad som kan ingå i de olika fälten.

Varje bibliografisk post består av följande element:

Postetikett (record label) , med 24 tecken

Fältregister (directory) med en tresiffrig etikett för varje fält, fältets längd och startposition i relation till det första fältet.

Datafält (data fields) av varierande längd och skilda åt genom ett sluttecken

Postavslut (record terminator) bestående av ett sluttecken.

De flesta uppgifterna i postetiketten och i fältregistret genereras automatiskt. Därför kommer vi att koncentrera oss i huvudsak på datafälten eller de bibliografiska fälten.

Vad behövs för formatering, förutom katalogreglerna?

Vi behöver lära oss om:

· Fältkoder (field tags)

· Delfältskoder (subfield codes)

· Indikatorer (indicators)

· Positionering (positioning)

En katalogposts samlade datafält uppdelas i fält, t.ex. ett för titelinformation, ett för serie och så vidare. Varje fält är i sin tur uppdelad i flera delfält, t.ex. ortnamn, förlagsnamn och årtal i fältet för utgivning. Dessa fält och delfält anges med hjälp av koder som ersätter den fullständiga benämningen. För fälten används en tresiffrig kod och för delfälten används som regel en bokstav föregått av $-tecknet, eller annat tecken, beroende på vilket program man använder.

Till koderna för fälten följer två positioner som kan disponeras för indikatorer. I vissa fall använder man den ena positionen, i andra båda och i vissa fält (som fält 001 till 009) ingendera.

Positionering används i vissa fält där standard och främst maskinell information behövs. T.ex. i fält 008 använder man 40 positioner för att registrera olika uppgifter. De första sex positionerna används för registreringsdatum, positionen 15 till 17 för publiceringsland, positionen 29 för att ange om det är en konferensrapport, positionen 35 till 37 för att ange språk, etc. Vilka bokstäver eller siffror man använder anges i formathandboken. De tomma positionerna fylls med tecknet #.

Lite mer om fält- och delfältskoderna

Fältkoderna består av en treställig kod av siffror.

Koder som börjar med

0 betecknar kontrolluppgifter och klassifikationssigna

1 betecknar någon form av upphov som huvuduppslag

2 betecknar titelinformation inkl upphov

3 betecknar ofta objektets fysiska betingelser

4 betecknar serier

5 används för anmärkningar

6 används för ämnesord

7 betecknar biuppslag och vissa bibliografiska anmärkningar

8 gäller sökingångar för serier

9 är hänvisningar eller automatiskt genererade uppgifter som

SAB-klassning i klartext o.d.

Det finns också viss upprepning i betydelse mellan vissa fält.

Inom fälten 1xx, 4xx, 6xx, 7xx och 8xx använder man t.ex.:

X00 för personnamn

X10 för institutionsnamn

X11 för kongress

X30 för uniforma titlar

X40 för andra bibliografiska titlar

X50 för generella ämnesord

X51 för geografiska ämnesord

T.ex.: 100 personnamn som huvuduppslag

700 personnamn som biuppslag

600 personnamn som ämnesord

Delfältskoderna består av siffror och bokstäver. Ett delfält är en separat identifierbar del av ett fält. Varje delfält föregås av ett tecken, t.ex. $-tecknet.

T.ex. fältet 245 gäller för titelavsnittet:

Delfält a markerar att huvudtiteln följer, b att undertitel följer, c att upphovsuppgifter följer, etc.

Indikatorerna har olika uppgifter i olika fält. Deras gemensamma uppgift är dock att tala om på vilket sätt fältet skall behandlas vid katalogproduktionen. Det finns bara två positioner, första och andra indikator.

I det nya MARC 21 kommer framförallt indikatorerna i olika fält att se annorlunda ut än de varit i LIBRIS. Första indikatorn i fält 245 kan vara 0 eller 1. Siffran 0 om man inte önskar att titeln skall vara uppslag och 1 om titeln skall vara uppslag. I den andra indikatorn har man ersatt asterisken i LIBRIS med en siffra från 0 till 9, som markerar antalet tecken i artikeln eller andra ord som inte är filerande. Då räknas också blanka tecken. Ett exempel:

	fält	Indikatorer	Delfätskod	Delfält titel
MARC	245	14	$a	Den nya pensionen
LIBRIS	245	b*	A	Den *nya pensionen=

Indikatorerna 1 och 4 anger att titeln blir biuppslag och att det första filerande tecknet är det i position 4.

Några av de vanligaste fälten

Vid formatering behöver man sällan alla existerande fält. Oftast klarar man sig med några få. Här nedan följer några av de viktigaste och vanligt förekommande:

Fält innehåll KRS*

000 Postetikett

008 Innehållsbeskrivning i kodform

020 ISBN avsnitt 7

022 ISSN avsnitt 7

041 språk när det inte anges i fält 008/35-37

081 SAB:s klassifikation

100 personnamn som huvuduppslag kap 21, 22

110 institution som huvuduppslag kap 21, 24

245 titelinformation avsnitt 1

250 upplaga avsnitt 2

260 utgivning avsnitt 4

300 fysisk beskrivning avsnitt 5

440 serie avsnitt 6

500 anmärkningar som inte har eget fält avsnitt 8

590/9 lokala anmärkningar

650 ämnesord

700 person som biuppslag kap 21, 22

710 institution som biuppslag kap 21, 24

852 lokalt signum

856 URL, elektronisk adress

* Kap 1 i KRS, om inte annat

Praktisk formatering

Man skall tänka på att formatering bara innebär att man i en dator registrerar de uppgifter som enligt katalogreglerna behövs för beskrivningen av ett verk. Det lönar sig alltså inte att gå igenom alla fält och delfält i nummerordning för att se om de passar, utan man utgår från den kataloglösning man har bestämt sig för utifrån reglerna i KRS. Det är KRS som bestämmer vilka uppgifter som skall anges i en katalogpost. Undantaget är de maskinella eller bibliografiska fält som finns för att identifiera posten (fält 001 till 008) och några andra fält eller delfält som kan behövas för sortering, filering, klassifikation eller indexering.

Därför är det lämpligt att man börjar med att skriva de delar av en postetikett som inte framställs maskinellt. Det gäller i första hand poststatus i position 05, medietyp i position 06, bibliografisk nivå i position 07 och fullständighetsnivå i position 17. Detta är viktigt och skall inte göras slentrianmässigt.

Här nedan följer några av de vanligaste koderna i postetiketten.

Poststatus kod kommentar

Makulerad d

Ny n g i LIBRIS

Medietyp kod kommentar

Text a inkl. textbaserade elektroniska resurser

Musik (tryck) c

Ljudupptagning i

Musikupptagning j

Elektronisk resurs m hit endast program, onlinedatabaser etc.

Bibliografisk nivå kod kommentar

Bidrag (artikel) a

Monografi m hit även huvudpost till flerbandsverk

Seriell publikation s

Fullständighetsnivå kod kommentar

Nationalbiblioteksnivå # n i LIBRIS

Förkortad nivå 3

Standardnivå 4 b, biblioteksnivå i LIBRIS

Preliminär nivå 5 hit beställnings- och leveransposter

Miniminivå 7 m, miniminivå i LIBRIS

Normalt får man hjälp av dataprogrammet med kodernas placering och man behöver inte räkna ut positionen. När man gör övningar manuellt kan man skriva ut benämningen "poststatus", "medietyp" och "bibliografisk, resp. fullständighetsnivå" i klartext eller med en förkortning. När det gäller poststatus skriver man som regel n och till fullständighetsnivå väljer man som regel nivå 4.

Exempel uppgifter i postetiketten:

000 Status n MediEtyp a Bibliogr. nivå m Fullst. nivå 4

Postetiketten kan man annars fylla ut så här

000 *****nam*********4********

Fält 008 innehåller många olika uppgifter om verket. Fältet har en fixerad längd av 40 tecken. Positioneringen inom dessa 40 tecken anger vad det är för information.

008 saknar indikatorer eller delfält. Tomma positioner anges med # eller med tecknet |. Positionerna 00-17 och 35-39 är desamma för alla sorters media. Positionerna 18-34 kan variera. Här anges positionerna 18-34 för böcker.

00-05 Datum då posten upprättas ååmmdd (år-månad-dag)

06 kod som anger typ av datum i publikationen, normalt kod s, (som står för "sannolikt"). Andra koder kan vara m för flera år eller r för nytryck.

07-10 Utgivningstid1/ publikationens startår

11-14 utgivningstid2/ publikationens slutår

15-17 Utgivningsland, kod enligt länderbilaga.

18-21 Uppgift om illustrationer. 4 positioner. Kod a för illustrationer,

b för kartor, f för plancher, etc.

22 målgrupp, a förskola, j ungdomar, e vuxna

23 reproduktionskod som mikrofiche, braille, elektroniskt

24-27 innehållskategori som a abstracts, b bibliografier, c kataloger,

t tekniska rapporter

28 offentlig publikation

29 konferenspublikation

30 festskrift

31 index

32 odefinierat

33 litterär stil

34 biografiskt material

35-37 språkkod enligt språkbilaga, endast ett språk (se även fält 041)

38 modifierad post, t.ex. om det saknas tecken från beskrivningen som

inte kan återges i formateringen

39 katalogiseringskälla

Standarduppgifter i fält 008:

Utg. tid 2001 Utg. land se Illustr. a Språk swe

Samma uppgifter kan uppges:

008 010805½s½2001½####½se#½a###½#½#½####½#½#½#½#½#½#½swe ½#½#½

Uppgift om utgivningstid är viktigt för att datorn skall kunna plocka fram dokument från en bestämd tid. Utgivningstid som anges i KRS:s avsnitt 4, utgivning, skall också finnas med i fält 260, delfät c.

I fält 020 resp. 022 skriver man ISBN-nummer eller ISSN-nummer och eventuell bestämning, som prisuppgift.

I fält 041 skriver man uppgifter om språk i fall verket är på två eller tre språk eller är en översättning. Är det bara på ett språk skriver man uppgiften i fält 008.

De bibliografiska uppgifterna

Nu kan man följa kataloguppgifterna med avsnitt 1, titel, övriga titlar, parallelltitlar, upphov, som placeras i fält 245 eller andra 200-fält. Här är det viktigt att tänka på att man skall skriva som det står i publikationen, alltså samma regel som i KRS. Inga förkortningar används. Likaså skall man skriva ut de olika delfälten i den ordning man önskar att de skall förekomma vid en utskrift.

Man fortsätter med upplageuppgift om sådan finns (fält 250), utgivning (fält 260) (där man anger ort, förlag och årtal på samma sätt som i KRS), paginering och övriga fysiska uppgifter som ill. (fält 300).

När turen kommer till serien är det dags att tänka lite grand.

Finns serien i LIBRIS? Då talar man som regel om länkfält till serie, fält 440. Det betyder att man inte behöver skriva serietiteln, eftersom den redan finns, utan vad man skriver är seriens id-nummer i delfält a (serieidentitet). Som regel är det ett ISSN-nummer, men det kan också vara ett nummer som LIBRIS gett serien (99-nummer). Därefter är det bara att skriva ut delbeteckningen, dels i delfält v, dels i delfält w i fall beteckningen inte är lämplig för filering såsom den ser ut.

Om serien inte finns i LIBRIS och man inte önskar upprätta en huvudpost för serien som sådan, då lägger man in uppgiften i fält 490 i stället.

Därefter går man vidare till anmärkningar. Här har man kanske komplicerat saken genom att olika typer av anmärkningar finns på olika fält. Hittar man inte något speciellt fält för en anmärkning så lägger man den i fält 500.

Originalets titel hör t.ex. på sätt och vis ihop med den vanliga titeln. Därför placeras den i fält 244. Man slipper skriva frasen "Orig:s titel". Datorn förstår det om man bara skriver titeln i fält 244, delfält a.

ISBN är avsnitt 8 i KRS och skrivs i fält 020.

Exempel från katalogen:

Ab Ottervik, Gösta

Svenska bibliotek : historia - organisation - funktion : en översikt / av Gösta ottervik och Sigurd Möhlenbrock. - 2., väsentligt omarbetade uppl. - Lund : Bibliotekstjänst, 1973. - 135 s. - (Sveriges allmänna biblioteksförenings handböcker ; 15)

Föregående uppl. med titeln: Bibliotek i Sverige

ISBN 91-7018-079-2

Ab-c

Formateras:

Fält

000 Status n Mediatyp a Bibliogr. nivå m Fullst. nivå 4

008 Utg. tid 1973 Utg. land se Illustr. Språk swe

Fält ind. delfält

020 $a 91-7018-079-2

245 10 $a Svenska bibliotek $b historia - organisation - funktion

$b en översikt $c / av Gösta Ottervik och Sigurd Möhlen

brock

250 $a 2., väsentligt omarbetade uppl.

260 $a Lund $b Bibliotekstjänst $c 1975

300 $a 135 s.

440 #0 $a Sveriges allmänna biblioteksförenings handböcker

$v 15

500 $a Föregående uppl. med titeln: Bibliotek i Sverige

Nu är man klar med beskrivningen. Nästa steg är att skriva ut de olika uppslag man har bestämt att man ville ha. När man har katalogiserat har man som regeln nöjd sig med att skriva ut huvuduppslaget och en kod om vilka biuppslag som skall finnas med. Skillnaden här är att nu skall man skriva ut dessa biuppslag, inte bara huvuduppslaget.

Huvuduppslag placeras i fält 100 för person, 110 för institution och 111 för kongress.

På samma sätt placeras biuppslag på fält 700 för person, 710 för institution och 711 för kongress.

I fälten för både huvuduppslag och biuppslag ser man att det finns ett antal indikatorer. Dessa är viktiga för att datorn skall kunna identifiera namnen på rätt sätt. Det är viktigt att läsa igenom dem innan man börjar med delfält a.

Titel som biuppslag behöver man bara tänka på i fall det handlar om uniform titel eller om titeln som man vill göra uppslag på skiljer sig från huvudtiteln på något sätt.

Hur gör man med huvudtiteln annars? När man tittar på fält 245 ser man att man kan skriva första indikatorn 1 för att markera att titeln blir biuppslag och 0 för att markera att det inte blir det. Biuppslaget genereras sedan automatiskt av datorn, det vill säga vi behöver inte skriva ut mer.

Sist lägger man lokala fält:

600-696 för olika kategorier av ämnesord (indexering)

081 för SAB-klassifikation

852 för lokalsignum och andra lokala uppgifter.

Sedan är formateringen klar.

Exemplet från ovan kompletteras med:

Fält ind. delfät

100 1# $a Ottervik, Gösta

700 1# $a Möhlenbrock, Sigurd

081 $a Ab-c

852 81 $a Ab

Behandling av seriella publikationer

Skillnaden mot monografier är densamma som i KRS. Kortfattat innebär det att man vid seriella publikationer tillämpar avsnitt 3, publikationens startnummer och att det är viktigt med sådana anmärkningar som till exempel talar om ändringar i titeln.

Vidare vet man redan nu att titeln som regel blir huvuduppslag (undantaget endast om serien har en personlig huvudansvarig upphovsman).

När man skall katalogisera en monografi som ingår i en serie är det viktigt att serien katalogiseras före monografin så att man kan fastställa seriens nyckeltitel för placering i fält 440 vid formatering av monografierna i serien.

Upprättande av posten steg för steg

Man börjar som för monografier med att ange poststatus och medietyp. Sedan är det viktigt att särskilja bibliografisk nivå i postetiketten. Vi väljer kod s för serie.

I fält 008 anges positionerna 00 till 17 på samma sätt som för monografier. Vid utgivningsstatus väljer man mellan koderna c eller d, beroende på om serien fortsätter eller har upphört. I båda fallen följer åtta siffror, de fyra första siffrorna gäller seriens startår och de sista seriens slutår eller 9999 i fall serien fortsätter.

Viktiga positioner är

18 frekvens, a årligt, d dagligt, m månatligt, w veckovis

21 typ av serie, m monografisk serie, n tidning, p periodiskt

Man fortsätter med fält 022 där man anger objektnumret. Här skall det vara ISSN-nummer om sådant finns för serien. I annat fall blir det ett NBN 99- som för monografier. Detta ISSN är samma nummer som man har i fält 440 för monografier som ingår i serie. Har man valt att använda fält 490 i monografin vill man inte upprätta en seriepost och kan helt strunta i att katalogisera serien som sådan.

Förutom monografiska serier finns naturligtvis andra kategorier som tidskrifter, årsböcker etc.

När man kommer till titelfältet följer man den regel för katalogisering som talar om vad som är huvudtitel, övrig titelinformation, etc. Här är det ingen skillnad i formatering mellan monografier och serier.

Det som tillkommer är avsnitt 3 i KRS, det vill säga, numerisk, kronologisk eller annan volymbeteckning. Det registreras i fält 362 (i LIBRIS fält 255). Här skriver man i delfält a samma uppgift som man har angivit vid katalogisering. Som första indikator skriver man som regel 0. Det betyder att uppgiften anges i en strukturerad form, vol., bd, årg. etc. enligt publikationen själv.

I fält 260 bör man tänka på att ugivningstiden som regel anges med bindestreck om serien fortsätter. Är serien avslutad anges utgivningstiden med både startår och slutår med bindestreck mellan.

Fält 300 brukar inte behövas.

Fält 310, frekvens, är specifik för seriella publikationer. Vid katalogisering enligt KRS bestämmer biblioteken själva om de anser uppgiften viktig att ta med. Vill man ta med frekvensen, kan man först titta i fält 008, position 18 för frekvens. Fält 310 används om uppgiften för den aktuella tiden skiljer sig från publikationen som sådan. Annars räcker det med uppgiften i fält 008.

Fälten 440 och 490 för serie används inte här, om inte serien i sin tur ingår i en annan serie. Man får inte glömma att det är serien som sådan som man håller på att formatera.

Det finns en särskild kategori anmärkningar som är vanlig förekommande i seriella publikationer. Det är anmärkning om föregående eller efterföljande titel när serien byter namn. Då går man inte till anmärkningsfält 500, utan i stället till 780 eller 785. Där använder man sig av indikatorer för att ersätta den standardfras man annars hade skrivit i samband med katalogiseringen av serien. Om det bara är "Fortsätter" eller "fortsättes av" då behöver man ingen indikator. I delfält t skrivs föregående eller resp. efterföljande titel, beroende på om det är 780 eller 785-fält.

När man är klar med detta kommer man ihåg att en skillnad från katalogisering av monografier är att man vid katalogisering behöver ange beståndet på biblioteket. Det gör man i fält 852.

Nu är man i princip klar. Vad som återstår, särskilt om man har ett ISSN-nummer är att fastställa seriens eller tidskriftens nyckeltitel. Nyckeltiteln är den kortaste form under vilken en serie kan identifieras. Normalt är huvudtiteln samtidigt seriens nyckeltitel.

Hur är det med uppslag för serie?

Eftersom huvudtiteln också som regel blir huvuduppslag är man i stort sett klara.

Några frågor och svar

När skall man använda fält 440 och när fält 490 för att skriva ut serien?

Svar: 440 används när serien som sådan redan finns i Libris, eller om man vill att serien skall katalogiseras. Man kan inte katalogisera monografin förrän serien i vilken monografin ingår är registrerad.

490 används när man skall katalogisera en monografi som visserligen ingår i en serie, men då det inte är viktigt att upprätta en seriehuvudpost.

490 används också om man vill ange en serietitel som avviker från den titel som redan finns i seriens huvudpost i Libris.

Vad menas med att ett delfält är upprepningsbart?

Svar: Man menar att man kan ange delfältet flera gånger med flera olika uppgifter. Ett bra exempel är klassifikation enligt SAB i fält 081. Delfält för klassingen kan upprepas. Man kan skriva: 081 $c Ab $c Ac $c Ae, för en publikation som har trippelklassats på "bibliotek, arkiv och bokförlag".

Får man använda två indikatorer?

Svar: Vitsen med två indikatorer är ju att man ibland behöver ange olika saker. Om man tittar på fält 245 så ser man att första indikatorn används för att ange om man skall konstruera ett uppslag eller ej, medan den andra indikatorn används för att ange antal tecken som eventuellt inte är filerande i titeln.

Vad gör man om man vill ha titeln som huvuduppslag?

Svar: Enklast är att inte göra någonting. Har man inte använt fält 100, 110 eller 111 blir titeln huvuduppslag.

Vad gör man när man skall katalogisera ett register eller ett index till en publikation, eftersom det inte är självständigt?

Svar: Först måste man välja metod enligt KRS. Det vill säga en bilaga kan anges enligt avsnitt 1.5, 1.7, eller 13.6FS. Alla dessa former finns sammanfattade i avsnitt 1.9 i KRS.

Om man väljer avsnitt 1.5 kan man ange registret i fält 300, delfält e, bilagor.

Väljer man avsnitt 1.7, anmärkningar, anger man registret i fält 504, delfält a. Är det fråga om andra typer av bilagor än register anger man dem i fält 500.

Väljer man att behandla registret enligt 13.6FS som en delpost så följer man reglerna för flerbandsverk, där man först katalogiserar huvudposten och sedan upprättar en separat delpost enbart för registret. Det är i skrivande stund inte riktigt klart hur flerbandsverk skall formateras. I MARC 21 anger man delarna av ett verk i samma post, medan man i LIBRIS har haft en huvudpost och olika delposter med länk till huvudposten genom fält 021.

Hur skall man använda fält 222 för seriella publikationer?

Svar: i samband med katalogisering har man inte behövt fästa någon särskild uppmärksamhet till nyckeltiteln. Det gör man dock i formatering. En definition hittar man i KRS ordförklaringar: "Unikt namn på seriell publikation enligt International Serials Data System."

Tanken är alltså att varje serie skall få ett eget unikt namn. Normalt är seriens huvudtitel den titel serien identifieras med. Detta är dock inte alltid fallet. Till exempel serien: "Skrifter / utgivna av Sällskapet Bokvännerna." Här behövs både titel och upphov för att identifiera serien.

I fält 222, delfät a skriver man ut titeln i klartext. Om man behöver något tillägg för att göra titeln unik, till exempel utgivningsort elelr liknande, för man detta i delfält b.

Andra format

Formatering är inte bara MARC 21. Varje databas har sina egna fält och egen utformning. För det mesta tänker man inte på det när man använder sig av en databas. De flesta koderna brukar ersättas av en beskrivning i klartext när man söker i kataloger och även vid registrering av dokument.

UNIMARC-formatet bygger på samma principer som övriga MARC-format men fältens numrering skiljer sig från MARC 21 och LIBRIS. Här nedan huvudindelningen.

Block Example

0-- Identification block 010 ISBN

1-- Coded information block 101 Language of the work

2-- Descriptive information block 205 Edition statement

3-- Notes block 36 Type of computer file note

4-- Linking entry block 452 Edition in a different medium

5-- Related title block 516 Spine title

6-- Subject analysis block 676 Dewey Decimal Classification

7-- Intellectual responsibility block 700 Personal name - primary intellectual

8-- International use block responsibility

9 - Reserved for local use 801 Originating source

Ett exempel på annorlunda format med hjälp av bokstavskoder från Nordisk BDI-index, som förtecknar bibliotekslitteratur i Norden. När man söker i databasen behöver man dock inte kunna förkortningarna nedan.

Nordisk BDI-indeks

Feltoversikt

Hur fälten ska skrivas och vilka kvalifikatorer (qualifiers) man kan komplettera med i de olika fälten finns på DCMI:s hemsida, dublincore.org. Det kan finnas anledning att besöka sidan med visst mellanrum för att få den senaste informationen om utvecklingen.

Några länkar av intresse för formateringen.

Library of Congress

Understanding MARC bibliographic: Machine-readable cataloging

http://lcweb.loc.gov/marc/umb/umbhome.html

MARC standards

http://lcweb.loc.gov/marc/

MARC 21 Concise format for bibliographic data

http://lcweb.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdhome.html

Kungliga biblioteket, LIBRIS-avdelning, LIBRIS info-sidor

http://www.libris.kb.se/

Referenser

Byrne, Deborah J.,MARC manual : understanding and using MARC records. - 2. Ed. - Libraries Unlimited, 1998. -263 s.

LIBRIS-post med format i klartext och LIBRIS MARC-format

A manual of European languages for librarians

Författare:	Allen, Charles Geoffry
Titel:	A manual of European languages for librarians / C.G. Allen
Upplaga:	2. ed.
Ort/Förlag:	London : Bowker-Saur
Utgivningsår:	cop. 1999
Omfång:	994 s.
ISBN:	1-85739-241-8
SAB/Ämnesord:	F(x), Språkvetenskap Lexikon
	Abdb, Bibliotek Katalogisering

· Detta verk finns i flera upplagor

Fullständig MARC-post. Bibliotekens interna format

000			a g_b a_c a_i m_s 03_l n_
001			1-85739-241-8_
003			Z_
008			a 990127_b s_c 1999_g gb_i w_q eng_
021	u		a 0-85935-028-2_
081			y GEN_c F(x)_c Abdb_
			y Lå_c F(x)_c Ab(x)_
087			y Z_a Z 110_a P_
096			y H_a PLAN 4_b TJ KAT_s g_
			y Kd_b Handbibl._s g_
			y Lå_b REF F Allen_s g_
			y S_b RefKB_c F_c Allen_s g_
			y Z_b r Lex. Z Allen_s g_
100	e		a Allen, Charles Geoffry_
245		*	a A *manual of European languages for librarians_d C.G. Allen_
250			a 2. ed._w 02_
260			a London_b Bowker-Saur_c cop. 1999_
300			g 994 s._
596			y S_c 000210(inb.)/mp_
696			y H_a Språk_b Europeiska_b Handbok_
			y H_a Språk_b Europeiska_b Uppslagsbok_
			y S_a Språkvetenskap_c Europa_
972	c		a F(x)_b Språkvetenskap Lexikon_
	c		a Abdb_b Bibliotek Katalogisering_

Exemplet enligt hittills gällande format

LIBRIS-post med format i klartext och LIBRIS MARC-format

Postbulletinen

Titel:	Postbulletinen : igår, idag, imorgon
Ort/Förlag:	Stockholm : Föreningen Postkamraterna
Utgivningsår:	1999-
Medarbetare:	Föreningen Postkamraterna
ISSN:	1404-4358
Fortsätter:	Postmännens tidning
SAB/Ämnesord:	Ohai-cza, Fackliga Organisationer Sverige
Publikationstyp:	Tidskrift/Årsbok

Fullständig MARC-post. Bibliotekens interna format

000			a g_b a_c g_i n_s 03_l n_
001			1404-4358_
003			NB_
008			a 991027_b c_d 1999_e 9999_g se_i w_o b_p z_q swe_r g_
080			y ISDS_a 656.8_
081			y S_b Ohaiz(p)_
096			y ISDS_s g_
			y L_a 0100_b pO_c s1913_s g_
			y S_b oP_c 1130_s g_
222			c a_
223			a Postbulletinen_
245			a Postbulletinen_b igår, idag, imorgon_
255			a Årg. 38(1999):nr 5-_
260			a Stockholm_d Box 418, 101 28 Stockholm_b Föreningen Postkamraterna_c 1999-_e Malmö_f Weinco grafiska_
300			c 25 cm_
310			a 7 nr/år_
590			y L_b Årg. 38:5-_d 1999-_
			y S_d 1999 5-_
596			y ISDS_c 20000203_
710	c	m	a Föreningen Postkamraterna_
780			t Postmännens tidning_x 0032-5503_

Exemplet enligt hittills gällande format