Miguel Benito

 

KAPITEL 13

 

REFERAT OCH ANNOTATIONER

 

 

 

Referat

 

I det bibliografiska arbetet spelar referat en viktig roll. De används av läsaren som en hjälp att bland litteraturen välja det som är relevant för ämnet. Referat finns ofta publicerade direkt i den vetenskapliga litteraturen, i böcker, kongressskrifter eller artiklar i vetenskapliga tidskrifter. Samma referat återges sedan i många bibliografiska databaser, som ett komplement till den formella bibliografiska informationen. Referat har stor betydelse vid indexering, både i sådana system som bygger på fri-textsökning eftersom hela referatet läggs in i databasen, och vid indexering med kontrollerad vokabulär eftersom indexeraren får stor hjälp av de termer som ingår i referatet.

 

Definition

 

Ett referat är en kortfattad återgivning av innehållet i ett dokument, och följer i stort dokumentet som sådant. Referat skall vara koncisa. De skall också vara begripliga för läsaren utan att behöva ha tillgång till dokumentet.

 

På svenska använder vi oss också av den engelska termen abstract som synonym till referat.

 

Olika kategorier

 

Man skiljer mellan olika kategorier av referat, beroende på vilken funktion de har.

 

Informativa referat innehåller så mycket som möjligt av både det kvantitativa som det kvalitativa innehållet i ett dokument. Målet är att dels ge en snabb bild av dokumentets relevans, men dels också fungera som en ersättare för själva dokumentet, till viss del. De är intressanta i första hand för sådana rapporter där man redogör för experimentella resultat.

 

Indikativa referat begränsar sig till att beskriva vad det är för ämne som behandlas i ett dokument och vad det är för sorts slutsatser man kommit fram till, utan att precisera dessa i detalj. Indikativa referat kan göras snabbare, eftersom man inte behöver återge skriftens innehåll i detalj. De kan t.ex. göras och de görs av bibliotekarier, utan att man för den skull behöver läsa boken från pärm till pärm. Skillnaden mellan indikativa referat och en recension är att man i den senare kan lägga in egna värdeomdömen.

 

Indikativa-informativa referat är något mittemellan de båda ovan. En del av referatet är skrivet i ledigare form såsom indikativa referat, medan en annan del försöker återge lite mera av de resultat man nått, etc.

 

Kritiska referat värdesätter ett dokument både vad gäller teori och metod, bakgrund, den tilltänkta målgruppen, och framförallt dess värde i relation till andra befintliga dokument. Genom kritiska referat kan man bättre välja de dokument man anser vara lämpade för sina studier. Dessa referat är dock svåra att göra. Medan informativa och indikativa referat ofta görs av författarna själva (med deras eventuella brister) eller av bibliotekarier, som inte behöver vara ämnesexperter, så bör den som vill göra kritiska referat vara ganska kunnig om det ämnesområde han/hon refererar till.

 

Ett referats disposition

 

För att man skall kunna läsa ett referat med behållning finns det idag vissa regler om vad som bör finnas i det och i vilken ordning. För forskningsrapporter är det framförallt viktigt att man tar upp:

1) syftet med undersökningen, problemområde

2) avgränsning: i tid, i population, geografiskt, etc.

3) metoder man använt och teori

4) resultat man nått

5) slutsatser av undersökningen

6) annan information.

I ett referat skall man undvika allt som är allmänt gods inom ämnet och koncentrera sig på det som är nytt, nya termer, teorier, hypoteser.

 

Punkterna ovan bör kunna kompletteras med:

– uppgift om nyhetsvärde.

– uppgift om vilket slag av dokument det är: 

   forskningsrapport, kongresskrift, bibliografi, översiktsverk, etc.

– nivå: är det för forskare, eller för grundstudier.

– något av vikt i publikationen: t.ex. bibliografi, sakregister.

– dokumentets relation till arbeten på samma områden.

 

ISO 214 Dokumentation - Abstracts for publication and documentation innehåller vägledning för utformningen av informativa referat.

 

Det kan vara värt att också bekanta sig med andra näraliggande begrepp, som ibland sammanblandas.

 

Annotationer

 

Annotation är en förklaring eller kommentar till ett dokument. Även om det finns många likheter mellan annotation och referat, så är målet med annotationen inte att återge dokumentets innehåll som sådant. En annotation kan t.ex. vara kommentarer om en boks lämplighet, målgrupp, andra böcker inom samma ämne, tidigare upplagor, etc. En annotation är ofta kortare än ett referat, inte för att det måste vara det, utan för att behovet att skriva som regel blir mindre om man bara skall återge vissa synpunkter (som nämnts ovan). En annotation kan också vara en del i den bibliografiska beskrivningen (det vi kallar för anmärkning i katalogisering).

 

Annotationer skiljer sig från referat, framförallt i det att de är friare, och att man kan lägga in värdeomdömen. Är det fråga om forskningsrapporter vill man gärna ha texten i en annotation i en viss ordning. Här är några punkter som bör vara med:

 

1) Kortfattad redogörelse för skriftens innehåll och uppläggning.

2) Bokens värde i förhållande till andra, t.ex. tidigare forskningsrapporter.

3) Författarens ståndpunkt och ev. författarens ställning inom ämnet.

4) Värdeomdöme.

5) Målgrupp och svårighetsgrad. Fackspecialister? Studerande?

 

Utdrag

Utdrag (eng. extract) är en återgivning av något eller några stycken ur ett dokument. Det kan ha ett värde, om man t.ex. enbart är intresserad av att få veta resultatet av en undersökning, eller besluten i en konferens. Det är viktigt att betona att ett utdrag inte kan återge en nyanserad bild av hela verket.

 

Sammanfattning

 

Sammanfattning är en återgivning av ett dokuments viktigaste synpunkter eller fynd. Sammanfattningar placeras i början eller i slutet av ett dokument. I början har de mest funktionen av att hjälpa läsaren att uppmärksamma det väsentliga. Är de placerade i slutet fungerar de mest som en rekapitulation över det man har läst. I en sammanfattning behöver man inte återge sådana uppgifter som bakgrund, teori, metod, etc., som annars är viktiga delar i ett referat. Sammanfattningar brukar ofta vara skrivna på annat språk.

 

Exempel på hur ett referat eller annotation om indexeringskapitlet i denna bok kan se ut:

 

Benito, Miguel, Kunskapsorganisation. - 1. uppl. - 2001. - Kap. 10:  Indexering, s. 235-247

 

Informativt referat:

Indexering innebär att ett dokuments innehåll görs tillgängligt genom ämnes-ord. Indexering är ingen ny företeelse. Den enklaste indexeringen är konkordans, lista på ord och namn som en författare använder i en viss bok. Bokindex är namn för olika index till specifika böcker. Tidskriftsindex kan delvis vara likadana, men görs ofta för flera tidskrifter samtidigt. Informationen kompletteras med uppgift om tidskriftens namn, årgång, nummer och paginering.

Titelindexering skiljer sig från katalogisering genom att alla meningsbärande ord i titeln är sökbara. Det finns flera sorter: KWIC, där titlarna roterar, KWOC, där sökordet placeras utanför titeln och därmed behåller sin struktur, KWAC, där även andra termer än de som finns i titeln kan appliceras. NEPHIS står för nested phrase indexing system. Det innebär att titelns beståndsdelar kan vara sökbara i en logisk ordning. Ett facetterat index innebär att man indelar termerna systematiskt i klasser samtidigt som man gör tillägg som är möjliga på flera av underklasserna, till skillnad från enumerativa system, där varje begrepp har sin plats. Pre-koordinerad indexering innebär att man kombinerar flera termer vid själva indexeringen i motsats till post-koordinerad, där termerna skrivs in var för sig och kombineras först vid sökningen. Ett pre-koordinerat system är PRECIS, med bestämda syntaktiska regler för olika styrkoder. Presentationen görs genom "lead", "qualifiers" och "display".

 

Indikativt referat:

I detta kapitel förklaras vad indexering är. Efter en historisk överblick presenteras olika typer av index. De olika varianterna av titelindexering, som KWIC, KWOC och KWAC, förklaras. Likaså NEPHIS.

Pre-koordinerad indexering visas med bl.a. exempel ur PRECIS, som behöver ett antal styrkoder för att fungera. Avsnittet avslutas med en kort presentation av vad post-koordinerad indexering innebär.

 

Annotation:

Indexering definieras som en del i katalogiseringsarbetet, där man förutom författare, titel och liknande, registrerar ett dokuments innehåll. Om detta görs med ämnesord är det fråga om indexering.

Det finns mycket litet om indexering på svenska, därför är denna skrift särskilt användbar.

Man skulle gärna önska att det fanns flera exempel för de olika indexeringssystemen.

Språket är ledigt. För nybörjare kan det dock skapa lite problem med så många nya termer. Man bör därför konsultera termlistan med förklaringar i slutet av boken.

 

Utdrag:

PRECIS, som betyder PREserved Context Index System, är ett pre-koordinerat indexeringssystem. Det har använts bl.a. i den brittiska nationalbibliografin. Skillnaden är att man kan söka varje enskild term och redan där se i vilken betydelse som författaren använt termen. Genom att termen länkas till andra indexeringstermer med vilka den hör ihop, ser man om man har kommit rätt. Termerna står i en syntaktisk relation till varandra, som analyserats noggrant. Systemet kräver mycket av indexeraren. När en gång relationerna mellan termerna är angivna roteras termerna automatiskt med hjälp av datorer.

 

Nyckelord:

facetterat index, indexering, KWIC KWOC, KWAC, NEPHIS, PRECIS, pre-koordinerad indexering, post-koordinerad indexering, titelindexering

 

REFERENSER

 

Cleveland, Donald B., Introduction to indexing and abstracting / Donald B. Cleveland, Ana D. Cleveland. - 2. ed. - Libraries Unlimited, 1990.

 

Dokumentation - Abstracts for publication and documentation. - ISO, 1976. - (ISO 214)

 

Rowley, Jennifer, Abstracting and indexing. - 2. ed. - Bingley, 1988.